ML - MailList
Gestione accessibile di liste di invio e-mail
 
di Giuliano Artico
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Sommario

Introduzione

I servizi di newsletter più conosciuti consentono di svolgere con efficienza e versatilità l'invio di messaggi a liste di indirizzi. Tuttavia l'utente può incontrare difficoltà nella configurazione e nel controllo delle liste perché i relativi servizi Web sono scarsamente accessibili con le periferiche per non vedenti. In questi casi può essere indicato il ricorso alla procedura ML (MailList). Vedere limitazioni e vantaggi nel paragrafo 14 del manuale.

La procedura ML ha lo scopo di inviare messaggi, opzionalmente dotati di uno o più allegati, agli indirizzi e-mail di un gruppo predisposto in un semplice file elenco.

Il servizio viene svolto mediante due componenti, un modulo locale (il programma ml.exe in ambiente Windows) e un modulo remoto (lo script maillist.php in formato PHP). L'amministratore della lista deve disporre di uno spazio Web per installare il modulo remoto e per caricare i messaggi e gli allegati che di volta in volta intende inviare.

L'operazione di invio si svolge servendosi del modulo eseguibile locale. Ciascuna delle due componenti necessita di specifici file di configurazione nei quali l'amministratore deve indicare i parametri necessari per il funzionamento.

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Invio dei messaggi a blocchi

Com'è noto, quando i destinatari di un'e-mail multipla sono numerosi, occorre dividere l'elenco degli indirizzi in più gruppi o "blocchi". Questo frazionamento è collegato alla necessità di impedire che il server di posta applichi filtri antispam che potrebbero ostacolare l'invio di una parte o addirittura di tutti i messaggi.

Tipicamente viene consigliato di non superare mai il centinaio di destinatari per ciascun invio e, qualora ci siano più gruppi, di attendere una ventina di minuti prima di effettuare l'invio successivo. Accorgimenti di questo genere sono adottati in modo trasparente da tutti i servizi di newsletter, senza che l'utente se ne renda conto o debba preoccuparsene.

Non potendo contare su risorse particolari, ad esempio server SMTP multipli o altro, la procedura ML permette di adottare il criterio suddetto controllando la spedizione a blocchi temporizzati, con parametri definibili dall'utilizzatore. Per impostazione predefinita, i blocchi sono di 75 destinatari ed eventuali invii successivi vengono distanziati di 20 minuti.

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Liste di distribuzione

Una lista di distribuzione, o più semplicemente lista, è costituita da un elenco di indirizzi e-mail. Per definire una lista occorre innanzitutto stabilirne il nome, una stringa di lunghezza compresa fra 3 e 30 caratteri, senza contare gli spazi, ad esempio:
UltimeNotizie

Al nome suddetto sono abbinati gli elementi di cui tratteremo nel seguito. In particolare, una volta stabilito il nome della lista, occorre preparare i seguenti file di configurazione (v. i modelli nella sottocartella modelli dell'archivio di distribuzione). Si tratta di file di testo da elaborare con il Blocco Note, Notepad++ o con altro editor.
  1. Un file di configurazione locale con estensione .ini da collocare nella cartella in cui si trova il programma Windows ml.exe. Se la lista ha il nome dell'esempio, il file di configurazione locale dovrà essere UltimeNotizie.ini.
  2. Un file di configurazione remoto con estensione .cfg da collocare nella cartella remota del server. Sempre seguendo l'esempio, questo file dovrebbe avere nome ultimenotizie-remote.cfg.
  3. Il file con l'elenco degli indirizzi e-mail, sempre con estensione .cfg e con nome del tipo ultimenotizie-email.cfg.
Nota. I nomi del file di configurazione remoto e del file degli indirizzi e-mail devono essere obbligatoriamente in caratteri minuscoli.

È possibile impostare un numero a piacere di "liste " indipendenti una dall'altra: basta predisporre per ciascuna i relativi file come sopra indicato.

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Modulo locale

Il modulo locale è composto dal solo programma eseguibile ml.exe, funzionante in ambiente Windows XP SP3 o versione successiva. La documentazione è contenuta nel manuale ml.txt incluso nel pacchetto di distribuzione.

Il file ml.exe va messo in una cartella qualsiasi insieme con uno o più file di configurazione locale. In ambiente Windows7 o versione successiva tale cartella non deve trovarsi all'interno della cartella dei programmi di Windows.

A ciascuna lista sono associati i file indicati di seguito.

  1. Un file di configurazione locale con nome uguale al nome della lista ed estensione .ini (v. il file ModelloLista.ini).
  2. Un file di certificato con nome uguale al nome della lista in caratteri minuscoli ed estensione .cert.

Al termine dell'elaborazione viene prodotto un file resoconto con nome uguale al nome della lista ed estensione .log, ad esempio ModelloLista.log.

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Precisazioni sui file di certificato

Ogni lista richiede un proprio file di certificato con nome uguale al nome della lista in caratteri minuscoli ed estensione .cert. Esso viene utilizzato per proteggere l'accesso alla cartella remota.

Se non esiste, il file di certificato viene prodotto dal programma ml.exe dopo aver premuto Invio sul nome della lista prescelta. Una volta generato, questo file deve essere caricato nella cartella remota (con trasferimento binario). È essenziale che per ciascuna lista i file di certificato nella cartella locale e nella cartella remota siano presenti e identici tra loro.

Ogni file di certificato dovrebbe essere rinnovato almeno una volta all'anno. Per generarne uno nuovo basta cancellare il file di certificato esistente nella cartella locale e caricare nella cartella remota quello che il programma produce automaticamente.

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Modulo remoto

Sono qui descritte le operazioni per installare e rendere operativo il modulo remoto.

Innanzitutto occorre creare nel server remoto una cartella con nome a piacere che chiameremo cartella remota. In questa cartella va copiato tutto il contenuto della cartella maillist fornita nell'archivio di distribuzione, in particolare:

Per ciascuna lista che si intende utilizzare, la cartella remota dovrà poi contenere gli elementi indicati di seguito.
  1. Il file di configurazione remoto associato al nome della lista e avente nome del tipo modellolista-remote.cfg (paragrafo 9 del manuale).
  2. Il file con l'elenco degli indirizzi. Per impostazione predefinita il file degli indirizzi ha nome del tipo modellolista-email.cfg (paragrafo 10 del manuale).
  3. Il file di certificato abbinato alla lista che viene prodotto dal programma ml.exe (paragrafo 4.1 del manuale).
  4. Il file con il testo del messaggio avente nome uguale al nome della lista in caratteri minuscoli e una delle estensioni .txt o .htm (paragrafo 6 del manuale).
  5. La sottocartella per gli allegati, che è facoltativa, avente nome uguale al nome della lista in caratteri minuscoli (paragrafo 6 del manuale).

Avvertenza importante. È necessario che nello spazio Web remoto esista in radice la cartella public/ e che essa sia abilitata in scrittura. In questa cartella la procedura ML parcheggia temporaneamente i dati durante il tempo che intercorre fra gli invii successivi.
Normalmente questa cartella è già predisposta dal fornitore dello spazio Web. Se ciò non fosse, occorre generarla e dotarla dell'attributo di scrittura mediante le apposite funzioni di gestione dello spazio Web.

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Preparazione delle e-mail

Dopo aver adattato alle proprie esigenze la configurazione di una lista (v. le istruzioni nei paragrafi 8, 9 e 10 del manuale ml.txt incluso nel pacchetto), si può iniziare l'operazione di invio dei messaggi.

Per predisporre l'invio di una e-mail alla lista occorre caricare sul server il file con il testo del messaggio e, qualora lo si desideri, uno o più allegati. Il testo, o corpo, del messaggio può essere redatto in un file con uno dei formati testo (estensione .txt) oppure HTML (estensione .htm).

Il nome del file è obbligatoriamente uguale al nome della lista in caratteri minuscoli e l'l'estensione è quella corrispondente al tipo prescelto (v. la chiave BodyType nel file di configurazione remoto).

Gli eventuali allegati vanno caricati nella sottocartella avente nome uguale a quello della lista in caratteri minuscoli. Per impostazione predefinita, il numero di allegati non deve superare 3 e la loro grandezza complessiva non deve superare i 5 Mb. Questi valori possono essere reimpostati agendo nel file di configurazione remoto relativo alla specifica lista.

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Esempio con i passi particolareggiati per preparare un messaggio

A titolo esemplificativo, supponiamo che il nome della lista sia UltimeNotizie. I passi da compiere sono indicati di seguito.
  1. Preparare il testo del messaggio nel file ultimenotizie.txt oppure ultimenotizie.htm, a seconda del formato prescelto.
  2. Preparare gli eventuali file che si vogliono allegare, con le limitazioni di numero e grandezza indicati più sopra (non c'è alcuna restrizione sul nome o sul tipo dei file).
  3. Caricare il file con il testo nella cartella remota e gli allegati nella sua sottocartella "ultimenotizie/.
  4. Avviare il programma ml.exe.
  5. Qualora siano state impostate più liste, scegliere quella desiderata con le frecce oppure Tab/Shift+Tab.
  6. Premere Invio. Il programma presenta i parametri remoti (numero di iscritti, numero e grandezza degli allegati, eccetera).
  7. Se i dati corrispondono a quanto desiderato, premere Invio o Spazio e attendere. Il procedimento è automatico e la sua durata dipende dal numero di iscritti.

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Protezione dei dati

Nell'utilizzare la procedura ML, si raccomanda di adottare le precauzioni indicate di seguito.
  1. Utilizzare una cartella remota con nome diverso da maillist/, la cartella che risulta quando si decomprime l'archivio di distribuzione. Ad esempio, se si sceglie il nome xyz/, occorrerà adattare come segue l'URL nel file di configurazione locale:
    CUrlML=https://www.nomedominio.com/xyz/
    
  2. Mantenere la massima riservatezza dei dati. In particolare, non cedere a terzi le credenziali di accesso al proprio spazio Web, gli elenchi di indirizzi e-mail, i file di configurazione e i file di certificato. Ad esempio, tenere presente che se un malintenzionato dovesse appropriarsi del file di certificato, potrebbe facilmente inviare e-mail spacciandosi per l'amministratore della lista.
  3. Utilizzare un server SMTP che supporti il protocollo cifrato SSL, ad esempio smtps.aruba.it, e abilitare tale protocollo con le chiavi SmtpPort e SmtpSecure in tutti i file di configurazione remoti.
  4. Se l'accesso al dominio lo consente, si raccomanda di specificare nella chiave CUrlML un URL sicuro, cioè un indirizzo di tipo https://. Questo accorgimento riduce la possibilità che gli accessi al server da parte del programma ml.exe possano essere intercettati.
  5. Se si usa un URL di tipo http://, , occorre essere consapevoli che tutti i dati viaggiano in chiaro sulla rete e che possono essere memorizzati nei nodi di transito e facilmente acquisiti da qualunque eventuale malintenzionato (a tal fine non occorrono capacità tecniche particolarmente raffinate). Questa considerazione riguarda qualunque applicazione che accede alla rete, ad esempio i browser Internet.
    Considerando comunque che in certi casi potrebbe essere impossibile l'adozione del protocollo sicuro, la procedura ML adotta per le query una cifratura che, pur non essendo particolarmente robusta, ha lo scopo di mascherare i dati.
  6. Se si decide di utilizzare per il file degli indirizzi un nome diverso da quello predefinito, conviene adottare l'estensione .cfg, come per i file di configurazione remoti.
    Il file .htaccess incluso nella distribuzione è destinato a proteggere i file con estensione .cfg in modo che essi non siano accessibili dall'esterno del dominio qualora il server Web sia ospitato in una piattaforma Apache (ad esempio l'hosting Linux di Aruba).
    Nota. Il file .htaccess non svolge alcun ruolo se il sistema operativo remoto è IIS (ad esempio in hosting Windows di Aruba), ma in questo caso non occorrono precauzioni, purché l'estensione .cfg non sia stata abilitata intenzionalmente.
    In caso di dubbi, per verificare la situazione, dopo aver caricato sul server un file con estensione .cfg, provare ad accedervi scrivendone l'URL nella barra degli indirizzi di un qualunque browser Internet.
  7. La procedura ML impiega le seguenti restrizioni per validare le query.
    • Nelle due chiavi che specificano il nome e il cognome dell'amministratore i valori devono combaciare esattamente fra il file di configurazione locale e il file di configurazione remoto della stessa lista.
    • Il file di certificato relativo a ciascuna lista deve essere identico nella cartella locale e nella cartella remota.

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Licenza per la distribuzione e l'uso

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Download

L'ultima versione ufficiale di ML è la 1.0.
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